Time Indonesia – Jakarta Selatan, 14 Oktober 2025 – Kegiatan Community of Practice (CoP) Jakarta Selatan Archives kembali digelar dengan tema “Berbagi Praktik Baik Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis di Lingkungan Kota Administrasi Jakarta Selatan”. Acara yang berlangsung pada hari Selasa (14/10/2025) di Ruang Utama Gelatik ini dibuka secara resmi oleh Asisten Administrasi dan Kesejahteraan Rakyat Sekko Kota Administrasi Jakarta Selatan, Tomy Fudihartono.
Dalam sambutannya, Tomy menegaskan pentingnya pengelolaan arsip yang baik dan benar sesuai Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, yang mengamanatkan setiap organisasi untuk mengelola arsipnya secara profesional. “Arsip memegang peranan penting sebagai pusat memori organisasi sekaligus pendukung pengambilan keputusan strategis untuk memajukan organisasi menuju pelayanan publik yang lebih baik,” ujar Tomy.
Kegiatan ini dihadiri oleh para arsiparis dari tingkat kecamatan, pengelola arsip di tingkat kelurahan, serta perwakilan dari Bagian Sekretariat Kota Administrasi Jakarta Selatan. Berbagi praktik baik ini bertujuan memberikan pemahaman mendalam terkait penggunaan instrumen pengelolaan arsip dinamis, yang meliputi Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, serta Jadwal Retensi Arsip.
Narasumber utama, SME Irawan, memaparkan materi bertema “Alih Media Arsip Dinamis” pada CoP Triwulan (TW) 4, yang merupakan kelanjutan dari tema-tema sebelumnya pada TW 2 dan TW 3, dengan fokus pada penyelesaian masalah kearsipan di Kota Administrasi Jakarta Selatan. “Sistem arsip di Jakarta Selatan telah direplikasi oleh berbagai instansi dari provinsi, kabupaten/kota, hingga kampus di seluruh Indonesia. Praktik baik ini tidak hanya menjadi inovasi unggulan Jaksel, tetapi juga telah tiga kali berturut-turut meraih penghargaan dari Gubernur DKI Jakarta,” tegas Irawan.
Perwakilan dari BPSDM Pemprov DKI Jakarta, Ima Rohimah, menyoroti pentingnya membangun tim yang hebat dan solid untuk keberlanjutan CoP Knowledge Management. Ia menekankan bahwa pendekatan ini krusial dalam penguatan berbagi pengetahuan, khususnya tacit knowledge, agar pengetahuan organisasi tidak hilang dan terus dapat dimanfaatkan secara berkelanjutan. “Berbagi pengetahuan, terutama tacit knowledge, adalah kunci untuk memastikan pengetahuan organisasi terus bermanfaat dan dapat dimanfaatkan secara optimal oleh seluruh elemen organisasi, sehingga mendukung inovasi dan efisiensi kerja jangka panjang,” ungkapnya.
Sementara itu, Kepala Pusdatin BPSDM Pemprov DKI Jakarta , Andhika Karuniawan Ananda yang dihubungi secara terpisah, menegaskan komitmen BPSDM dalam mendampingi CoP secara intensif melalui tugas para Widyaiswara untuk memberikan pendampingan yang utuh dan terpadu. Ia menyoroti kemajuan signifikan dari pendampingan pada TW 2 dan TW 3, di mana berbagai tema yang dibahas oleh CoP SKPD telah memperkuat fondasi knowledge management. “Pendampingan pada TW 2 dan TW 3 telah menunjukkan penguatan signifikan, dan kami optimistis TW 4 ini akan semakin memperkuat CoP Knowledge Management di lingkungan SKPD Pemprov DKI Jakarta, sehingga meningkatkan pelayanan publik menuju visi Jakarta sebagai kota global yang berbudaya,” tuturnya.
Syaifulloh, Principle Consultant dan Deni, C sebagai Anggota Konsultan, mengatakan bahwa Implementasi Knowledge Management di SKPD Pemprov DKI Jakarta, pada CoP TW 3 dan TW 4 menunjukkan peningkatan signifikan dalam berbagai aspek, seperti inovasi implementasi knowledge management, efektivitas manajemen pengetahuan, hingga integrasi teknologi dan data. “Kegiatan CoP ini mendorong kolaborasi lintas sektor, aksesibilitas, dan skalabilitas pengetahuan untuk pelayanan publik yang lebih baik,” ujarnya.
Para peserta CoP, yang telah mendapatkan Surat Keputusan (SK) sebagai anggota tetap dari unsur Pemkot, kecamatan, dan kelurahan, diharapkan mampu mengaplikasikan ilmu yang diperoleh untuk memperbaiki pengelolaan arsip di unit kerja masing-masing. Dengan dukungan pimpinan dan pendampingan terpadu, CoP Jakarta Selatan Archives diharapkan terus berkembang, mendukung terciptanya tertib arsip, serta memperkuat pelayanan publik menuju Jakarta sebagai kota global yang berbudaya.
